Privacyverklaring voor villa-eigenaren

1. Wie verantwoordelijk is

Voor deze villa-intake is de hieronder genoemde juridische aanbieder van RallyTravel verwerkingsverantwoordelijke.

Juridisch verantwoordelijke: Market-Ai, Graveerstift 49, 3328 KL Dordrecht (KvK 91562260). Voor privacyvragen kun je mailen naar rallytravel01@gmail.com.

2. Welke gegevens wij ontvangen

Afhankelijk van wat je invult ontvangen we de volgende gegevens:

• contact- en bedrijfsgegevens van de eigenaar, beheerder of contactpersoon;
• de naam, locatie, het exacte adres, de capaciteit, indeling en faciliteiten van de accommodatie;
• informatie over de padelbaan, trainingen, maaltijden, drank en aanvullende dienstverlening;
• vertrouwelijke nettotarieven, pakketten, toeslagen, betaal- en annuleringsvoorwaarden;
• de beschikbaarheidswerkwijze, geblokkeerde perioden en een eventuele agenda- of iCal-link;
• teksten, foto’s, bijschriften, publicatierechten en correspondentie;
• technische gegevens die nodig zijn om het formulier en de opslag te beveiligen.

Stuur geen kopieën van identiteitsdocumenten, medische informatie, wachtwoorden, privé-agendatoegang of andere gevoelige gegevens via dit formulier.

3. Waarom en op welke grondslag

We gebruiken de gegevens om een mogelijke samenwerking te beoordelen en op te volgen, een accommodatiepagina en reisaanbod voor te bereiden, beschikbaarheid af te stemmen, afspraken te beheren en misbruik te voorkomen.

De verwerking berust, afhankelijk van de situatie, op stappen die je op verzoek vóór een overeenkomst laat uitvoeren, de uitvoering van afspraken, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd bedrijfs- en beveiligingsbelang. Waar het formulier uitdrukkelijk om optionele toestemming vraagt, kun je die toestemming altijd intrekken.

4. Wat vertrouwelijk en wat openbaar blijft

Contactgegevens, het exacte adres, nettotarieven, agenda- of iCal-links, geblokkeerde perioden en interne afspraken worden niet automatisch gepubliceerd.

Foto’s, teksten, faciliteiten en andere openbare informatie worden pas na handmatige controle, afstemming en akkoord gebruikt. Een inzending is geen garantie op publicatie of samenwerking.

5. Opslag en ontvangers

Inzendingen worden opgeslagen in de beveiligde website- en CRM-omgeving. Foto’s worden afgeschermd bewaard. Brevo wordt gebruikt voor de ontvangstbevestiging en interne actiemail.

Alleen RallyTravel, de juridisch verantwoordelijke organisatie en noodzakelijke technische dienstverleners krijgen toegang voor hun taak. We verkopen gegevens niet, staan geen eigen marketing door derden toe en sturen vertrouwelijke invoer in deze flow niet naar een externe automatische vertaaldienst.

6. Lokaal concept op je apparaat

Tijdens het invullen wordt de tekstinvoer maximaal veertien dagen in de browseropslag op dit apparaat bewaard. Foto-bestanden worden niet in dit lokale concept opgeslagen. Je kunt de invoer verwijderen via ‘Concept wissen’ of door de browsergegevens te wissen.

Gebruik je een gedeeld apparaat, wis het concept dan na gebruik. Pas wanneer je op verzenden klikt, worden de gegevens en gekozen bestanden op onze systemen opgeslagen.

7. Bewaartermijnen

Een intake die niet tot samenwerking leidt bewaren we in beginsel maximaal twaalf maanden na het laatste contact. Bij samenwerking bewaren we gegevens zolang dat nodig is voor de samenwerking, publicatie, administratie, wettelijke verplichtingen en eventuele claims. We bewaren gegevens nooit langer dan daarvoor noodzakelijk is.

8. Beveiliging

We beperken dashboardtoegang, schermen bestanden af en gebruiken beveiligde overdracht. We vragen nooit om een wachtwoord voor een agenda of accommodatieplatform. Online overdracht kent altijd een restrisico; stuur daarom geen gevoelige documenten mee.

9. Jouw rechten en een klacht

Je kunt vragen om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid, bezwaar maken en toestemming intrekken. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren.

Ben je niet tevreden, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de bevoegde privacytoezichthouder in je eigen land.

10. Wijzigingen en contact

De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. We werken de verklaring bij wanneer het formulier, onze dienstverlening of de wet verandert.

Voor een privacyverzoek of vraag kun je mailen naar rallytravel01@gmail.com.